Вы, наверняка, бывали на мероприятиях, на которых стандартный ведущий предлагает однообразные, неинтересные конкурсы, гости привычно разбредаются по курилкам, а оставшиеся за столом обсуждают свои наболевшие проблемы. Поэтому, планируя событие, перед вами встает серьезная проблема – как найти такое ивент-агентство в Украине, которое возьмет на себя не только все организационные и административные заботы, но и оживит его, дополнив искрометным творчеством.
В задачи event-агентства входит:
- разработка идеи, как для сценария, так и для антуража события в целом;
написание сценария; - подбор, переговоры с участниками шоу-программы, декораторами, ведущими, музыкантами, техническим персоналом;
- поиск локации;
- оформление помещения с учетом тематики и формата мероприятия;
непосредственное проведение праздника, контроль тайминга и качества работы всех участников программы — от ведущего и артистов до обслуживающего персонала; - забота о приглашенных гостях, их настроении, комфорте, интересе к происходящему;
- составление сметы и контроль финансовых расчетов с подрядчиками.
Т.е. вы получите настоящий праздник – яркий, веселый, увлекающий и вовлекающий, оригинальный и надолго запоминающийся. Но главное, что виновник торжества (или заказчик бизнес-мероприятия) сможет полноценно отдохнуть, расслабиться и получить удовольствие, делегировав свои полномочия event-агентству. Хорошие организаторы мероприятий всегда найдут баланс между творческой составляющей и сложными административными задачами.
Такое вообще бывает?
Бывает! Но для этого придется проштудировать рынок.
Итак, в этой статье мы рассмотрим, на какие аспекты нужно обратить внимание при выборе event агентства, независимо от того, живете вы в Киеве, Днепропетровске (Днепр) или во Львове. Команда концептуальных событий RUSH раскрывает карты и предлагает вам чек-лист, созданный профессионалами сферы развлечений.
Он поможет вам расставить приоритеты и грамотно оценить имеющиеся на рынке предложения.
Качественный сайт event-агентства
Предположим, вам посоветовали неплохое агентство по организации праздников. Заинтересовавшись, вы разыскиваете его в интернете и… понимаете, что ничего не понимаете.
Сайт есть, но он не цепляет, дизайн тусклый, а информация шаблонная, и, как правильно, бесполезная. Если владельцы несерьезно относятся к собственному имиджу, то как они смогут поддерживать и развивать ваш имидж?
Уважающее себя праздничное агентство, которое пришло на рынок всерьез и надолго, обязательно имеет свое онлайн представительство, обладающее:
- простотой,
- информативностью,
- привлекательным дизайном,
- интуитивно понятной навигацией,
- возможностью обратной связи.
И будет постоянно заниматься его продвижением. Ведь подавляющее большинство клиентов начнут поиск именно в интернете, хотя бы для того, чтобы понять, на какой объем услуг можно рассчитывать. Если сайта вообще нет, и вам рассказывают, что ребята только делают свои первые шаги на рынке развлечений, то будьте готовы, что они пока просто тренируются. Возможно, «кошкой» в этом случае окажетесь вы.
Присутствие event-агентства в соцсетях
На дворе 21 век, и население планеты постепенно перемещается в виртуальное пространство, заменяя живое общение общением в социальных сетях. Хорошо это или плохо, мы обсуждать не будем, – примем как факт. Итак, большинство молодых, бизнес-ориентированных топ-менеджеров и просто активных людей большую часть времени проводят за компьютером. Как вы думаете, где они покупают товары и ищут услуги?
Если даже политики начали создавать странички в Фейсбуке и Твиттере, то агентствам по организации мероприятий давно пора. Где как не тут всегда можно задать вопрос, разместить понравившееся фото или прокомментировать недавнее событие. Причем всем, без возможности скрытой модерации или незаметного удаления. А вы как раз посмотрите, насколько активную жизнь ведет компания, и проанализируете содержание комментариев.
Отзывы о деятельности ивент-агентства
Это краеугольный камень, отражающий оценку клиентов. Вы, конечно, можете сказать, что отзывы можно купить. Можно, конечно. Но спрятать плохие отзывы нельзя. Если клиент не доволен проведенным мероприятием, если организация и/или ведущий не оправдали оказанного доверия и вложенных средств, то, поверьте, никто не станет молчать, ни за какие деньги. Тем более, Facebook запрещает избирательное удаление отзывов. Хочешь спрятать негатив – придется скрыть все, включая позитивные отклики.
Открытость команды
Вы внимательно изучаете отзывы, и что дальше? Ну, не понравился ведущий или организаторы недостаточно быстро отреагировали на разлитое в холле шампанское. И что? Сразу можем сказать, — такой конфуз может случиться с каждым, даже самым лучшим ивент агентством Киева. Обратите внимание, как команда реагирует на критику в свой адрес. Если вы наблюдаете гробовое молчание, то, скорее всего, коррекционных действий не последует.
Если вы видите, что команда:
- ведет постоянную работу над улучшением качества услуг,
- готова к открытому диалогу,
- приветствует критику,
- публикует фотоотчеты о проведенных мероприятиях,
- обсуждает новинки event-индустрии,
- обсуждает собственный опыт,
- высылает отчеты после проведенного мероприятия…
То смело можно говорить о том, что ребята открыты для общения, готовы идти навстречу и с ними всегда можно найти общий язык.
Разноплановость концепций
Это как раз то, что вы ждете от агентства событий. Возможности выбора. Не из двух-трех стандартных программ, а из множества вариантов, не похожих один на другой.
В каком формате вы видите свой праздник? Смотрите, что можно придумать:
- Популярный сегодня формат в стиле рок-вечеринки;
- Динамичный фуршет Eat & move;
- Игровой формат по мотивам известных игр, телевизионных шоу, книг, фильмов;
- Оригинальный концепт в виде «Романтичных 80-х» или «Лихих 90-х»;
- Классический банкет;
- Выездное мероприятие – тимбилдинг, а также…
…хорошее ивент-агентство корпоративных мероприятий предложит десятки оригинальных идей и готовых решений в разных стилях, жанрах, мобильных возможностях.
Разноплановость команды ивент-агентства
Если агентство праздников состоит из трех человек, один из которых ведущий, второй – менеджер, а третий – директор, то все остальные – это временный персонал. И тут важно понимать, как долго оно сотрудничает с подрядчиками. Не нанимает ли каждый раз новую команду:
- декораторов,
- музыкантов,
- ведущих,
- дизайнеров,
- оформителей и других исполнителей.
Хорошее агентство корпоративов имеет долгосрочные договорные отношения с подрядчиками, которые и являются шестеренками безотказного, точного часового механизма. Вы всегда сможете проверить это. Например, запросите варианты музыкальных групп, а также их ориентировочную стоимость в рамках вашего проекта.
Да, забыли о самом старом, древнем, как мир, способе, который называется «сарафанное радио». Ничто так не разносится по городу, как слухи. И, если вы где-то услышали: «А вы знаете, что на свадьбе сына Иван Иваныча было…», слушайте внимательнее, посмотрите фото, расспросите о впечатлениях. Возможно, именно это ивент-агентство будет мыслить с вами в одном ключе.
Кстати, именно «сарафанное радио» послужило стартом активной деятельности RUSH – нашей команды концептуальных событий. А теперь, используя приведенный чек лист, оцените, можно ли нам доверять.
Уверены в плодотворном сотрудничестве!
