Ви, напевно, бували на заходах, на яких стандартний провідний пропонує одноманітні, нецікаві конкурси, гості звично розійдуться по курилках, а що залишилися за столом обговорюють свої наболілі проблеми. Тому, плануючи подія, перед вами постає серйозна проблема – як знайти таке івент-агентство в Україні, яке візьме на себе не тільки всі організаційні та адміністративні турботи, але й пожвавить його, доповнивши іскрометним творчістю.
До завдань event-агентства входить:
- розробка ідеї, як для сценарію, так і для антуражу події в цілому;
написання сценарію; - підбір, переговори з учасниками шоу-програми, декораторами, провідними, музикантами, технічним персоналом;
- пошук локації;
- оформлення приміщення з урахуванням тематики і формату заходу;
безпосереднє проведення свята, контроль таймінгу і якості роботи всіх учасників програми – від ведучого і артистів до обслуговуючого персоналу; - турбота про запрошених гостях, їх настрої, комфорті, інтерес до подій;
- складання кошторису і контроль фінансових розрахунків з підрядниками.
Тобто ви отримаєте справжнє свято – яскравий, веселий, захоплюючий і втягує, оригінальний і надовго запам’ятовується. Але головне, що винуватець торжества (або замовник бізнес-заходи) зможе повноцінно відпочити, розслабитися і отримати задоволення, делегувавши свої повноваження event-агенції. Хороші організатори заходів завжди знайдуть баланс між творчої складової і складними адміністративними завданнями.
Таке взагалі буває?
Буває! Але для цього доведеться простудіювати ринок.
Отже, в цій статті ми розглянемо, на які аспекти потрібно звернути увагу при виборі event агентства, незалежно від того, живете ви в Києві, Дніпрі або у Львові. Команда концептуальних подій RUSH розкриває карти і пропонує вам чек-лист, створений професіоналами сфери розваг.
Він допоможе вам розставити пріоритети і грамотно оцінити наявні на ринку пропозиції.
Якісний сайт event-агентства
Припустимо, вам порадили непогане агентство з організації свят. Зацікавившись, ви розшукуєте його в інтернеті і … розумієте, що нічого не розумієте.
Сайт є, але він не чіпляє, дизайн тьмяний, а інформація шаблонна, і, як правильно, нікому не потрібна. Якщо власники несерйозно ставляться до власного іміджу, то як вони зможуть підтримувати і розвивати ваш імідж?
Поважає себе святкове агентство, яке прийшло на ринок всерйоз і надовго, обов’язково має своє онлайн представництво, що володіє:
- простотою,
- інформативністю,
- приваблюючим дизайном,
- інтуїтивно зрозумілою навігацією,
- можливістю зворотного зв’язку.
І буде постійно займатися його просуванням. Адже переважна більшість клієнтів почнуть пошук саме в інтернеті, хоча б для того, щоб зрозуміти, на який обсяг послуг можна розраховувати. Якщо сайту взагалі немає, і вам розповідають, що хлопці тільки роблять свої перші кроки на ринку розваг, то будьте готові, що вони поки просто тренуються. Можливо, «кішкою» в цьому випадку опинитеся ви.
Присутність event-агентства в соцмережах
На дворі 21 століття, і населення планети поступово переміщається в віртуальний простір, замінюючи живе спілкування спілкуванням в соціальних мережах. Добре це чи погано, ми обговорювати не будемо, – приймемо як факт. Отже, більшість молодих, бізнес-орієнтованих топ-менеджерів і просто активних людей велику частину часу проводять за комп’ютером. Як ви думаєте, де вони купують товари і шукають послуги?
Якщо навіть політики почали створювати сторінки у Фейсбуці і Твіттері, то агентствам по організації заходів давно пора. Де як не тут завжди можна задати питання, розмістити вподобане фото або прокоментувати нещодавню подію. Причому всім, без можливості прихованої модерації або непомітного видалення. А ви як раз подивіться, наскільки активне життя веде компанія, і проаналізуєте зміст коментарів.
Відгуки про діяльність івент-агентства
Це наріжний камінь, що відображає оцінку клієнтів. Ви, звичайно, можете сказати, що відгуки можна купити. Звичайно можна. Але заховати погані відгуки не можна. Якщо клієнт не задоволений проведеним заходом, якщо організація і / або ведучий не виправдали наданого довіри і вкладених коштів, то, повірте, ніхто не стане мовчати, ні за які гроші. Тим більше, Facebook забороняє виборче видалення відгуків. Хочеш заховати негатив – доведеться приховати все, включаючи позитивні відгуки.
Відкритість команди
Ви уважно вивчаєте відгуки, і що далі? Ну, не сподобався ведучий або організатори недостатньо швидко відреагували на розлите в холі шампанське. І що? Відразу можемо сказати, – такий конфуз може статися з кожним, навіть найкращим івент агентством Києва. Зверніть увагу, як команда реагує на критику на свою адресу. Якщо ви спостерігаєте гробове мовчання, то, швидше за все, корекційних дій не буде.
Якщо ви бачите, що команда:
- веде постійну роботу над поліпшенням якості послуг,
- готова до відкритого діалогу,
- вітає критику,
- публікує фотозвіти про проведені заходи,
- обговорює новинки event-індустрії,
- обговорює власний досвід,
- висилає звіти після проведеного заходу …
Те сміливо можна говорити про те, що хлопці відкриті для спілкування, готові йти назустріч і з ними завжди можна знайти спільну мову.
Різноплановість концепцій
Це якраз те, що ви чекаєте від агентства подій. Можливості вибору. Чи не з двох-трьох стандартних програм, а з безлічі варіантів, не схожих один на інший.
В якому форматі ви бачите своє свято? Дивіться, що можна придумати:
- Популярний сьогодні формат в стилі рок-вечірки;
- Динамічний фуршет Eat & move;
- Ігровий формат за мотивами відомих ігор, телевізійних шоу, книг, фільмів;
- Оригінальний концепт у вигляді «Романтичних 80-х» або «лихих 90-х»;
- Класичний банкет;
- Виїзне захід – тимбилдинг, а також …
… добре івент-агентство корпоративних заходів запропонує десятки оригінальних ідей і готових рішень в різних стилях, жанрах, мобільних можливості.
Різноплановість команди івент-агентства
Якщо агентство свят складається з трьох осіб, один з яких ведучий, другий – менеджер, а третій – директор, то всі інші – це тимчасовий персонал. І тут важливо розуміти, як довго воно співпрацює з підрядниками. Чи не наймає чи кожен раз нову команду:
- декораторів,
- музикантів,
- ведучих,
- дизайнерів,
- оформлювачів та інших виконавців.
Гарне агентство корпоративів має довгострокові договірні відносини з підрядниками, які і є шестернями безвідмовного, точного годинникового механізму. Ви завжди зможете перевірити це. Наприклад, запитайте варіанти музичних груп, а також їх орієнтовну вартість в рамках вашого проекту.
Так, забули про найстарішому, древньому, як світ, спосіб, який називається «сарафанне радіо». Ніщо так не розноситься по місту, як чутки. І, якщо ви десь почули: «А ви знаєте, що на весіллі сина Івана Івановича було …», слухайте уважніше, подивіться фото, розпитайте про враження. Можливо, саме це івент-агентство буде мислити з вами в одному ключі.
До речі, саме «сарафанне радіо» послужило стартом активної діяльності RUSH – нашої команди концептуальних подій. А тепер, використовуючи наведений чек лист, оцініть, чи можна нам довіряти.
Впевнені у плідній співпраці!
